Decisiones en diagramas de flujo

A la hora de representar diagramas de flujo o diagramas de proceso, es común encontrarse con momentos de decisión en los que el flujo deriva en una u otra rama del diagrama dependiendo de algún tipo de decisión.

Esta decisión, ya sea tomada por alguien, basada en una situación extrena o bien automática, se suele representar por un rombo con la pregunta clave en su interior formulada para ser respondida con SI / NO.

Es por ello, que a veces no es tan fácil dejar claro en estos diagramas, qué sucede si las posibilidades o escenarios son más de dos, o si la decisión tomada aguas arriba deriva en un cambio sustancial del proceso posteriormente.

En este post me gustaría dejaros un par de posibilidades para solventar estos problemas de la forma más simple y elegante posible, pero antes de ello, me gustaría aconsejaros dos herrmaientas con las que poder trabajar con flujos de proceso.

Mejores herramientas

Dependiendo de las habilidades de la persona con software, recomiendo dos posibilidades diferentes. Si se quiere hacer un diagrama simple y de forma colaborativa, de una forma más creativa y ágil, sin duda Mural representa una solución a medida. En el caso de que se quiera un diagrama más estructurado, que el diagrama quede bien alineado y se pueda trabajar por capas, mi recomendación es directamente Google Diagrams.

¡Veamos el por qué de cada elección!

Mural

Un software super simple y con un espacio de trabajo ilimitado. Es como tener un lienzo en blanco en el que empezar a dibujar y donde se pueden plasmar ideas de forma muy facil mediante post-its. Además la gestión visual es uno de sus fuertes, pudiendo destacar partes del diagrama de esta manera con dos simples clicks al crear las notas.

Lo recomiendo para cuando se empieza desde cero. Cuando no se tiene claro cómo es el proceso, si existen pasos intermedios en los que luego indagar más o para mover rápidamente parte del diagrama en cualquier dirección de forma ágil.

Como herramienta de análisis es sin duda un acierto, si bien es cierto que se queda corta cuando se requiere de algún documento que vaya a ser estandarizado o si se requiere un formato más estricto (he pasado muchas horas peleándome para conseguir ajustar diagramas como los que aparecen más adelante.

Google Diagrams

Totalmente gratuito y disponible para Google Suite, Diagrams es una excelente solución para aquellos diagramas que requieran un formato de presentación mucho más ordenado y estructurado que en el caso de Mural.

La cantidad de posibilidades es mucho mayor a la hora de reorganizar los elementos dispuestos (los cuales tienen una mayor cantidad de formas posibles). Además se puede trabajar en diferentes capas, una opción muy recomendada para poder bloquear todo lo que no se desee modificar, como plantillas o títulos, y poder trabajar en la parte deseada.

Tips

En mis últimas experiencias creando flujos de procesos se me han planteado algunas dudas a la hora de tener que definir el camino correcto a lo largo de un diagrama tras haber tomado una determinada decisión. Revisando varios diagramas no he llegado a ver ninguna forma estandarizada de representar estas decisiones, por ello me gustaría compartir con vosotros las soluciones que he tomado en dos casos determinados para abordar estos problemas.

Decisiones paralelas

Es el caso de decisiones que se toman en un determinado punto, tras lo cuales los siguientes pasos son comunes a todos los casos y es posteriormente cuando la decisión tomada es relevante en el proceso.

Ejemplo: pieza entra en proceso de mecanizado, se mide en el útil, ¿es la pieza correcta? Si, continuar proceso. No, avisar calidad y continuar proceso.

El proceso continua con retirar útiles de medición, sacar pieza de la máquina y es aquí de nuevo cuando dependiendo del resultado anterior, la pieza se mueve a uno u otro lugar de la fábrica.

Existen 3 posibilidades:

1- Repetición de proceso intermedio

Quizás no la mejor opción, pero si los pasos que son iguales son reducidos, no pasa nada por repetirlos de nuevo para ganar una mayor visibilidad y dejar diferenciados los dos flujos dependiendo de la decisión principal.

2- Repreguntar decisón anterior

Aunque parezca una solución obvia, no es algo recurrente ver este tipo de solución simple para tener diagramas más simples. El hecho de repetir la pregunta no representa ningún problema, sino que además sirve muchas veces como control adicional para asegurar que los pasos que se ejecutan a continuación están en el caso correcto. Por ello, repetir la pregunta no es algo a eludir, si con ello damos más claridad al proceso.

3 - Identificación por colores

También muy útil es la gestión visual para este tipo de diagramas, en la que de un vistazo se puede identificar que flujo corresponde a cada decisión. Tanto coloreando la parte interior de las casillas, como poniendo un color de fondo sobre el que están todas las acciones de una misma decisión, se puede exponer de forma muy clara en qué caso exacto se está.

Muy recomendable cuando los diagramas para cada una de las decisiones se alargan mucho.

Decisiones múltiples

Cuándo existen más de dos posibilidades en un diagrama y las preguntas de SI/NO nos limitan, la mejor forma de salir del paso es añadir preguntas extra.

Por ejemplo: teniendo las posibles opciones A, B y C, la primera pregunta sería ¿Estamos en el caso A? En caso contrario sería ¿Estamos en el caso B?. Por descarte, la rama que responda NO-NO será la opción C y así podremos continuar con diagramas de flujo de SI/NO.

Ejemplos

Aunque ya he mostrado algunas capturas de pantalla anteriormente, me gustaría dejar un par de ejemplos más para mostrar un par de detalles adicionales.

En Mural, remarcar que los post-its son una forma perfecta de añadir información extra al diagrama y diferenciar por ejemplo, input externo, info adicional, notas o dudas a clarificar.

En el formato de Diagrams, recomiendo usar una plantilla dividida en columnas como la indicada abajo. La separación ayuda a saber dónde ocurre el proceso (por ejemplo diferencia entre sistema informático y vida real). También incluir información adicional como la persona responsable o la transacción utilizada en caso de ERPs es algo bastante útil que servirá para explicar todo el proceso de forma clara a cualquier persona que consulte el diagrama posteriormente.